किसी एफिलिएट मार्केटर से पूछिए कि उसने पिछले हफ्ते क्या किया, तो जवाब गतिविधियों की एक सूची होगी। यह पूछिए कि घंटे कहाँ गए, तो जवाब आमतौर पर धुंधला होता है, क्योंकि घंटे गतिविधियों में नहीं गए। वे उनके बीच के खालीपन में चले गए।
नॉलेज वर्क पर होने वाली रिसर्च बार-बार वही पैटर्न दिखाती है: दिन का एक बड़ा हिस्सा उसमें जाता है जिसे Asana के लंबे समय से चल रहे अध्ययन में "काम के बारे में काम" कहा गया है—यानी समन्वय (कोऑर्डिनेशन), दोहराव और स्टेटस पूछते रहना, न कि असली काम। छोटे बिज़नेस भी इससे अछूते नहीं हैं। अगर कुछ है तो यह अनुपात और भी बुरा है, क्योंकि यहाँ समन्वय किसी और को सौंपने वाला कोई नहीं होता।
समय असल में कहाँ जाता है
एक हफ्ते को ईमानदारी से ट्रैक कीजिए, तो आमतौर पर ये हिस्से सामने आते हैं।
शेड्यूलिंग। "कौन सा समय ठीक रहेगा" पर होने वाली चार-मैसेज की बातचीत, और यह हर उस व्यक्ति के साथ दोहराई जाती है जिससे आप बात करते हैं। यह शुद्ध ओवरहेड है। इससे कुछ भी नहीं बनता, और अक्सर यह मीटिंग को ही गंवा देता है, क्योंकि इस आगे-पीछे में उत्साह घटता जाता है।
वही जानकारी बार-बार डालना। किसी लीड की डिटेल्स पहले ईमेल टूल में टाइप होती हैं, फिर सीआरएम में, फिर एक स्प्रेडशीट में। हर कॉपी में गलती होने की गुंजाइश रहती है, और यह लगभग तय है कि कम से कम एक कॉपी अब पुरानी (स्टेल) हो चुकी है।
वही पहला मैसेज दोबारा लिखना। इसे पर्सनलाइज़ करना नहीं, बल्कि इसे शुरू से फिर से लिखना, क्योंकि पिछला वर्ज़न कहीं भेजे गए फोल्डर में पड़ा है।
याद रखना। दिमाग में यह बनाए रखना कि आपने तीन लोगों को कुछ भेजने का वादा किया था, और उनमें से एक अब एक हफ्ते से इंतज़ार कर रहा है।
खुद को रिपोर्ट देना। चार टूल्स से मिलाकर यह तस्वीर बनाना कि आखिर हुआ क्या, जबकि इनमें से कोई भी टूल आपस में मेल नहीं खाता।
ध्यान दीजिए, इनमें से कुछ भी असली काम नहीं है। यह काम के इर्द-गिर्द की रगड़ (फ्रिक्शन) है, और इसका लगभग सब कुछ ऑटोमेट किया जा सकता है।
किसे किस क्रम में ऑटोमेट करें
पहले, शेड्यूलिंग। असली कैलेंडर उपलब्धता से जुड़ा एक बुकिंग लिंक सबसे कम सेटअप मेहनत में सबसे ज़्यादा आगे-पीछे के मैसेज हटा देता है। इससे शो-अप रेट भी बेहतर होता है, क्योंकि समय व्यक्ति ने खुद चुना होता है।
दूसरे, पाइपलाइन में कैप्चर। लीड को सिस्टम में पहले से टैग होकर आना चाहिए, बिना दोबारा टाइप किए। अगर आपकी प्रक्रिया के किसी हिस्से में नाम को एक स्क्रीन से दूसरी स्क्रीन में कॉपी करना शामिल है, तो यही वह दूसरी चीज़ है जिसे ठीक करना है।
तीसरे, स्वीकृति (एक्नॉलेजमेंट)। एक तुरंत पहला जवाब, ताकि जब तक आप किसी तक पहुँचें, तब तक कोई खामोशी में इंतज़ार न करे। लीड रिस्पॉन्स पर होने वाली रिसर्च देरी की कीमत को लेकर बिल्कुल स्पष्ट है, और यह सबसे सस्ता संभव समाधान है।
चौथे, रिमाइंडर और फॉलो-अप। वे सीक्वेंस जो उन चीज़ों का पीछा करते हैं जिन्हें आप वरना खुद याद रखते।
आखिर में, रिपोर्टिंग। पहले चार हिस्से ठीक हो जाने के बाद, रिपोर्ट लगभग खुद-ब-खुद बन जाती है, क्योंकि पहली बार डेटा एक ही जगह होता है।
किसे ऑटोमेट न करें
यह जजमेंट कि किससे बात करनी है, और किसी के जवाब देने पर उससे क्या कहना है।
यह बात स्पष्ट लगती है, फिर भी अक्सर नज़रअंदाज़ की जाती है—आमतौर पर उस व्यक्ति द्वारा जिसने अभी-अभी कोई टूल खरीदा है और उसका पूरा इस्तेमाल करना चाहता है। चालीस लीड्स पर ऑटोमेटेड लीड स्कोरिंग आपको वही बताती है जो आप पहले से जानते थे। असली जवाबों पर ऑटोमेटेड रिप्लाई बिल्कुल वैसी ही लगती है जैसी वह असल में है।
जो फर्क टिकता है वह यह है: बातचीत के इर्द-गिर्द की मशीनरी को ऑटोमेट करें, बातचीत को कभी नहीं।
करने लायक ऑडिट
एक हफ्ता लीजिए और हर बार, एक ही पंक्ति में, हर उस काम को नोट कीजिए जिसमें पाँच मिनट से ज़्यादा लगे और जिससे ग्राहक को कुछ भी नज़र आने वाला हासिल न हुआ हो। विश्लेषण मत कीजिए, बस लॉग कीजिए।
हफ्ते के अंत में उन्हें समूहों में बाँटिए। ज़्यादातर लोगों को पता चलता है कि तीन श्रेणियाँ ही अधिकांश हिस्सा बनाती हैं, और ये तीनों ऊपर दी गई सूची में शामिल हैं। इन्हें आवृत्ति (फ्रीक्वेंसी) के क्रम में ठीक कीजिए, न कि इस आधार पर कि वे कितनी खीज पैदा करती हैं, क्योंकि खीज और लागत में सहसंबंध कमज़ोर होता है।
फिर एक महीने बाद दोबारा नापिए। ध्यान देने लायक आँकड़ा यह नहीं है कि सारगर्भित रूप से कितने घंटे बचे, बल्कि यह है कि वे घंटे उस काम में गए जो रेवेन्यू पैदा करता है, या फिर वे बस और ज़्यादा समन्वय में उड़ गए।
समाधान का संरचनात्मक रूप
ऊपर बताई गई ज़्यादातर रगड़ (फ्रिक्शन) एक ही मूल कारण तक जाती है: जानकारी कई ऐसे प्रोडक्ट्स में रहती है जो उसे आपस में साझा नहीं करते, इसलिए इंटीग्रेशन लेयर आप खुद बन जाते हैं।
हर टूल के भीतर ऑटोमेशन करने से मामूली फायदा होता है। सीम (जोड़) को हटाने से पूरी श्रेणी हट जाती है। यही वजह है कि कैप्चर, पाइपलाइन, फॉलो-अप और शेड्यूलिंग को चार अलग-अलग सिंक होने वाले सिस्टम की जगह एक ही सिस्टम में समेटना बेहतर तर्क है, और यही वजह है कि Prala को इसी तरह बनाया गया है। इनके बीच कोई कॉपी करने वाला चरण नहीं है, क्योंकि कॉपी करने के लिए कुछ बचता ही नहीं।
स्विचिंग की छिपी हुई लागत
ऊपर दिया गया ऑडिट कामों को पकड़ लेता है। यह दिन की सबसे महंगी चीज़ को पकड़ने में चूक जाता है, और वह है इनके बीच होने वाली स्विचिंग।
टूल्स के बीच हर मूवमेंट की एक ऐसी कीमत होती है जो उसमें लगने वाले सेकंड्स से कहीं ज़्यादा है: यह ढूँढना कि आप कहाँ थे, कॉन्टेक्स्ट को दोबारा लोड करना, यह याद करना कि आप क्या करने वाले थे। नॉलेज वर्क पर हुई रिसर्च वर्षों से इस पर एक जैसी बात कहती रही है, और एक एफिलिएट बिज़नेस के लिए इसका व्यावहारिक निहितार्थ बिल्कुल साफ है। छह प्रोडक्ट्स में फैली एक प्रक्रिया की कीमत छह लॉगिन नहीं होती। इसकी कीमत वह ध्यान है जो हर बार इनके बीच जाने पर गँवाया जाता है, और यह उतनी बार गुणा होता है जितनी बार दिन में ऐसा होता है।
यही वजह है कि टूल्स को समेटने से अक्सर उतना बड़ा सुधार मिलता है जितना बचे हुए घंटों का हिसाब-किताब नहीं बताता। आप सिर्फ कॉपी करना नहीं हटा रहे, आप उसके इर्द-गिर्द की ट्रांज़िशन्स भी हटा रहे हैं।
बैचिंग, और क्या न बैच करें
एक जैसे काम को बैच में करना सामान्य सलाह है, और यह ज़्यादातर चीज़ों के लिए सही है और एक चीज़ के लिए गलत।
बैच करें: कंटेंट बनाना, एडमिन काम, इनवॉइसिंग, प्लानिंग—यानी वह सब जहाँ लागत सही मानसिकता में आने की है और काम वरना एक जैसा ही होता है।
बैच न करें: नए लीड्स को पहला जवाब। रिस्पॉन्स-टाइम से जुड़े सबूत बिल्कुल स्पष्ट हैं, और जो लीड सोमवार को आती है और आपका गुरुवार वाला बैच पाती है, उसने आमतौर पर बुधवार तक अपना फैसला कर लिया होता है। यह ठीक वही काम है जिसके शुरुआती हिस्से को ऑटोमेट करना चाहिए, ताकि स्वीकृति तुरंत मिले और आपका सोच-समझकर दिया गया जवाब तब पहुँचे जब आप उस तक पहुँच सकें।
जो नियम असलियत की कसौटी पर टिकता है वह यह है: जहाँ देरी की कोई कीमत नहीं, वहाँ बैच करें; जहाँ देरी की कीमत बहुत ज़्यादा है, वहाँ शुरुआती हिस्से को ऑटोमेट करें।
टेम्पलेट्स ऑटोमेशन नहीं हैं
सेव किया हुआ टेम्पलेट एक अच्छी चीज़ है, लेकिन यह किसी काम को ऑटोमेट करने जैसा नहीं है। टेम्पलेट्स के साथ भी आपको याद रखना पड़ता है, सही वाला खोलना पड़ता है, खाली जगहें भरनी पड़ती हैं, और भेजना पड़ता है। यह चार ऐसे फैसले हैं जिन्हें ऑटोमेशन हटा देता।
काम का फर्क यह है: टेम्पलेट काम को तेज़ बनाता है। ऑटोमेशन काम को आपकी लिस्ट से ही हटा देता है। ज़्यादातर लोग टेम्पलेट्स की एक लाइब्रेरी बना लेते हैं और मान लेते हैं कि उन्होंने अपना फॉलो-अप ऑटोमेट कर लिया है, फिर हैरान होते हैं कि बिना छुई गई लीड्स की संख्या क्यों बढ़ती जा रही है।
टेम्पलेट्स उन चीज़ों के लिए सही टूल हैं जहाँ भेजने के समय को लेकर जजमेंट चाहिए। बाकी सब के लिए ऑटोमेशन सही टूल है।
एक महीने बाद यह कैसा दिखता है
एक यथार्थवादी नतीजा, न कि किसी वेंडर का आँकड़ा।
शेड्यूलिंग के आगे-पीछे वाले मैसेज हफ्ते में कई से घटकर शून्य हो जाते हैं। लीड डिटेल्स को दोबारा टाइप करना शून्य हो जाता है, क्योंकि कैप्चर सीधे पाइपलाइन में लिखता है। पहले जवाब बैच में नहीं, तुरंत जाते हैं, जिसका असर आमतौर पर सबसे पहले ज़्यादा रिप्लाई रेट के रूप में दिखता है। हफ्ते भर "असल में हो क्या रहा है" वाली जो असेंबली चार टूल्स में आधा घंटा लेती थी, वह अब बस एक नज़र भर की रह जाती है।
एक अकेले काम करने वाले व्यक्ति के लिए यह आमतौर पर हफ्ते में चार से आठ घंटे के बीच कहीं होता है। यह आँकड़ा उतना मायने नहीं रखता जितना यह दूसरा सवाल: क्या वे घंटे बातचीत में गए, या चुपचाप और ज़्यादा समन्वय में। यह पहले से तय कर लीजिए, क्योंकि डिफ़ॉल्ट जवाब दूसरा वाला ही होता है।
Common questions
एफिलिएट मार्केटिंग में सबसे ज़्यादा समय किसमें जाता है?
बिक्री में नहीं। ज़्यादातर ऑडिट में सबसे बड़े हिस्से शेड्यूलिंग, अलग-अलग टूल्स में एक ही जानकारी दोबारा भरना, और लगभग एक जैसे पहले मैसेज बार-बार लिखना होते हैं। इन तीनों को उस हिस्से को छुए बिना ऑटोमेट किया जा सकता है जिसमें समझ-बूझ की ज़रूरत होती है।
सबसे पहले किसे ऑटोमेट करना चाहिए?
शेड्यूलिंग को। इससे सबसे कम सेटअप लागत में सबसे ज़्यादा कम-मूल्य वाले आदान-प्रदान हट जाते हैं, और किसी को भी मंगलवार को लेकर चार ईमेल की बजाय बुकिंग लिंक भेजे जाने पर बुरा नहीं लगा।
क्या ऑटोमेशन से आउटरीच कमज़ोर होती है?
सिर्फ़ वहाँ जहाँ समझ-बूझ ही असल काम कर रही थी। किससे संपर्क करना है, इसे ऑटोमेट करना अक्सर गड़बड़ हो जाता है। लेकिन संपर्क के आसपास की यांत्रिक चीज़ें, जैसे रिमाइंडर, शेड्यूलिंग और लॉगिंग, को ऑटोमेट करने से लगभग हमेशा समझ-बूझ के लिए समय बचता है।
ऑटोमेशन असल में कितना समय बचा सकता है?
ज़्यादातर सोलो ऑपरेटर सिर्फ़ शेड्यूलिंग और डुप्लिकेट डेटा एंट्री से ही हफ़्ते में कई घंटे बचा लेते हैं। किसी विक्रेता के आँकड़े पर भरोसा करने की बजाय अपनी शुरुआती स्थिति को पहले और बाद में खुद मापना बेहतर है।