Tanyakan pada seorang affiliate marketer apa yang mereka kerjakan minggu lalu dan jawabannya adalah daftar kegiatan. Tanyakan ke mana waktunya habis dan jawabannya biasanya lebih kabur, karena jam-jam itu tidak habis untuk kegiatan-kegiatan tersebut. Jam-jam itu habis di sela-sela di antaranya.
Riset tentang pekerjaan berbasis pengetahuan terus menemukan pola yang sama: sebagian besar waktu dalam sehari habis untuk apa yang disebut studi jangka panjang Asana sebagai "pekerjaan tentang pekerjaan", yaitu koordinasi, duplikasi, dan mengejar status, bukan pekerjaan itu sendiri. Bisnis kecil tidak terkecuali. Bahkan rasionya bisa lebih buruk, karena tidak ada orang lain yang bisa dilimpahkan tugas koordinasi tersebut.
Ke Mana Sebenarnya Waktu Itu Habis
Lacak satu minggu dengan jujur, dan biasanya blok waktunya seperti ini.
Penjadwalan. Negosiasi empat pesan tentang jam mana yang cocok, dikalikan dengan setiap orang yang Anda ajak bicara. Ini adalah overhead murni. Tidak menghasilkan apa-apa dan sering justru membuat pertemuan gagal terjadi, karena semangat meluntur sepanjang pertukaran pesan.
Memasukkan ulang informasi yang sama. Detail seorang lead diketik ke alat email, lalu ke CRM, lalu ke spreadsheet. Setiap salinan adalah kesempatan untuk membuat kesalahan dan kepastian bahwa setidaknya satu salinan kini sudah usang.
Menulis ulang pesan pertama yang sama. Bukan mempersonalisasinya. Menulis ulang dari awal, karena versi terakhir entah tersimpan di folder terkirim mana.
Mengingat-ingat. Menyimpan dalam kepala bahwa Anda berjanji mengirim sesuatu kepada tiga orang, dan salah satu dari mereka kini sudah menunggu selama seminggu.
Melapor kepada diri sendiri. Menyusun gambaran tentang apa yang terjadi, dari empat alat, yang tidak ada satu pun saling cocok.
Perhatikan bahwa semua ini bukan pekerjaan itu sendiri. Ini adalah friksi di sekitar pekerjaan, dan hampir semuanya bisa diotomatisasi.
Apa yang Harus Diotomatisasi, Secara Berurutan
Penjadwalan, pertama. Tautan pemesanan yang terhubung ke ketersediaan kalender sesungguhnya menghilangkan jumlah pertukaran pesan terbanyak dengan upaya penyiapan paling kecil. Ini juga meningkatkan tingkat kehadiran, karena orang tersebut memilih waktunya sendiri.
Penangkapan ke dalam pipeline, kedua. Lead seharusnya masuk ke sistem sudah dengan label yang sesuai, tanpa perlu diketik ulang. Jika ada bagian mana pun dari proses Anda yang melibatkan menyalin nama dari satu layar ke layar lain, itulah hal kedua yang harus diperbaiki.
Pengakuan, ketiga. Respons pertama yang segera sehingga tidak ada yang menunggu dalam diam sampai Anda sempat menanganinya. Riset tentang respons lead sangat tegas tentang biaya keterlambatan, dan ini adalah mitigasi paling murah yang bisa dilakukan.
Pengingat dan follow-up, keempat. Rangkaian yang mengejar hal-hal yang seharusnya Anda ingat sendiri.
Pelaporan, terakhir. Setelah empat hal pertama diterapkan, laporan hampir membangun dirinya sendiri, karena datanya untuk pertama kalinya berada di satu tempat.
Apa yang Tidak Boleh Diotomatisasi
Penilaian tentang siapa yang harus dihubungi, dan apa yang harus dikatakan kepada seseorang yang telah membalas.
Ini terdengar jelas dan justru sering diabaikan, biasanya oleh seseorang yang baru saja membeli sebuah alat dan ingin menggunakan semua fiturnya. Penilaian lead otomatis pada empat puluh lead memberitahu Anda hal-hal yang sudah Anda ketahui. Balasan otomatis untuk balasan sungguhan terbaca persis seperti apa adanya.
Perbedaan yang tetap berlaku: otomatisasi mekanika di sekitar percakapan, jangan pernah percakapannya sendiri.
Audit yang Layak Dilakukan
Ambil satu minggu dan catat, dalam satu baris setiap kali, setiap tugas yang memakan waktu lebih dari lima menit dan tidak menghasilkan sesuatu yang akan diperhatikan pelanggan. Jangan dianalisis, cukup dicatat saja.
Di akhir minggu, kelompokkan catatan tersebut. Kebanyakan orang menemukan bahwa tiga kategori mencakup sebagian besarnya, dan ketiganya ada dalam daftar di atas. Perbaiki sesuai urutan frekuensi, bukan urutan seberapa menjengkelkan, karena rasa jengkel dan biaya tidak selalu berkorelasi baik.
Lalu ukur lagi sebulan kemudian. Angka yang perlu diperhatikan bukanlah jam yang dihemat secara abstrak, melainkan apakah jam-jam tersebut masuk ke pekerjaan yang menghasilkan pendapatan atau justru menguap begitu saja menjadi lebih banyak koordinasi.
Versi Struktural dari Solusinya
Sebagian besar friksi di atas berakar dari sebab yang sama: informasi tersimpan di beberapa produk yang tidak saling berbagi data, sehingga Anda sendirilah lapisan integrasinya.
Mengotomatisasi di dalam masing-masing alat membantu, tetapi hanya sedikit. Menghilangkan sambungan (seam) menghilangkan seluruh kategori masalah. Itulah argumen untuk menggabungkan penangkapan lead, pipeline, follow-up, dan penjadwalan ke dalam satu sistem, bukan empat sistem yang saling sinkron, dan itulah sebabnya Prala dibangun seperti itu. Tidak ada langkah menyalin di antara mereka karena tidak ada yang perlu disalin.
Biaya Tersembunyi dari Berpindah-pindah
Audit di atas menangkap tugas-tugas. Namun ia melewatkan hal paling mahal dalam sehari, yaitu perpindahan di antara tugas-tugas itu.
Setiap perpindahan antar alat membawa biaya di luar detik yang dibutuhkan untuk berpindah: mencari di mana Anda tadi berhenti, memuat ulang konteks, mengingat apa yang akan Anda lakukan. Riset tentang pekerjaan berbasis pengetahuan telah konsisten menunjukkan hal ini selama bertahun-tahun, dan implikasi praktisnya untuk bisnis affiliate cukup spesifik. Sebuah proses yang tersebar di enam produk tidak hanya memakan biaya enam kali login. Ia memakan biaya perhatian yang hilang setiap kali Anda berpindah di antaranya, dikalikan berapa kali pun itu terjadi dalam sehari.
Inilah sebabnya menggabungkan alat sering menghasilkan perbaikan yang lebih besar daripada yang diperkirakan hitungan jam-yang-dihemat. Anda tidak hanya menghilangkan proses menyalin, Anda juga menghilangkan transisi di sekitarnya.
Membuat Batch, dan Apa yang Tidak Boleh Di-batch
Membuat batch untuk pekerjaan yang serupa adalah saran standar, dan itu benar untuk sebagian besar hal, tapi salah untuk satu hal.
Batch: pembuatan konten, administrasi, penagihan, perencanaan, apa pun yang biayanya adalah masuk ke dalam mood yang tepat dan pekerjaannya sendiri seragam.
Jangan di-batch: respons pertama untuk lead baru. Bukti soal waktu respons sangat jelas, dan lead yang masuk hari Senin dan mendapat batch Kamis Anda biasanya sudah mengambil keputusan pada hari Rabu. Inilah justru tugas yang harus diotomatisasi di bagian awalnya, agar pengakuan (acknowledgement) langsung terkirim dan balasan Anda yang lebih pertimbangan bisa datang saat Anda sempat menanganinya.
Aturan yang tetap bertahan setelah bertemu realita: batch apa pun yang keterlambatannya tidak berbiaya, otomatisasi bagian awal dari apa pun yang keterlambatannya berbiaya besar.
Template Bukan Otomatisasi
Template yang disimpan adalah hal yang baik dan itu tidak sama dengan mengotomatisasi sebuah tugas. Template masih mengharuskan Anda untuk mengingat, membuka yang benar, mengisi bagian yang kosong, dan mengirimkannya. Itu empat keputusan yang seharusnya dihilangkan oleh otomatisasi.
Perbedaan yang berguna: template membuat pekerjaan lebih cepat. Otomatisasi menghilangkan pekerjaan itu dari daftar Anda. Kebanyakan orang membangun perpustakaan template dan menyimpulkan bahwa mereka telah mengotomatisasi follow-up mereka, lalu bertanya-tanya mengapa jumlah lead yang belum tersentuh terus bertambah.
Template adalah alat yang tepat untuk hal-hal yang membutuhkan penilaian tentang kapan harus dikirim. Otomatisasi adalah alat yang tepat untuk semua hal lainnya.
Seperti Apa Ini Sebulan Kemudian
Hasil yang realistis, bukan angka dari vendor.
Pertukaran pesan penjadwalan berkurang dari beberapa kali seminggu menjadi tidak ada. Mengetik ulang detail lead menjadi nol, karena penangkapan lead langsung menulis ke pipeline. Respons pertama terkirim segera daripada dalam batch, yang biasanya muncul sebagai tingkat balasan yang lebih tinggi sebelum terlihat di tempat lain. Penyusunan "apa yang sebenarnya terjadi" setiap minggu berubah dari setengah jam melintasi empat alat menjadi sekilas pandang.
Itu biasanya berkisar antara empat hingga delapan jam per minggu bagi operator solo. Angkanya kurang penting dibandingkan pertanyaan keduanya: apakah jam-jam itu masuk ke percakapan, atau diam-diam masuk ke lebih banyak koordinasi. Tentukan itu sejak awal, karena jawaban default-nya adalah yang kedua.
Common questions
Apa yang paling banyak menyita waktu dalam affiliate marketing?
Bukan menjual. Dalam kebanyakan audit, porsi terbesar adalah penjadwalan, memasukkan ulang informasi yang sama di berbagai alat, dan menulis ulang pesan pertama yang hampir identik. Ketiganya bisa diotomatisasi tanpa mengganggu bagian yang membutuhkan penilaian.
Apa yang sebaiknya diotomatisasi lebih dulu?
Penjadwalan. Ini menghilangkan jumlah interaksi bernilai rendah paling banyak dengan biaya pengaturan paling kecil, dan belum pernah ada orang yang keberatan dikirimi tautan pemesanan alih-alih empat email soal hari Selasa.
Apakah otomatisasi membuat outreach menjadi lebih buruk?
Hanya jika penilaian manusia yang sebenarnya berperan di situ. Mengotomatisasi siapa yang harus dihubungi biasanya berujung buruk. Mengotomatisasi mekanisme di sekitar kontak itu, seperti pengingat, penjadwalan, dan pencatatan, hampir selalu membebaskan waktu untuk penilaian tersebut.
Berapa banyak waktu yang bisa dihemat secara nyata dengan otomatisasi?
Sebagian besar operator solo berhasil mendapatkan kembali beberapa jam per minggu hanya dari penjadwalan dan entri data ganda. Ada baiknya mengukur titik awalmu sendiri sebelum dan sesudah, daripada percaya begitu saja pada angka dari vendor.