Pergunte a um profissional de marketing de afiliados o que ele fez na semana passada e a resposta será uma lista de atividades. Pergunte para onde foram as horas e a resposta costuma ser mais vaga, porque as horas não foram para as atividades. Foram para os intervalos entre elas.
Pesquisas sobre trabalho de conhecimento continuam encontrando o mesmo padrão: uma grande parte do dia vai para aquilo que o estudo de longa data da Asana chama de "trabalho sobre o trabalho", ou seja, coordenação, duplicação e cobrança de status, em vez do trabalho em si. Pequenas empresas não estão isentas. Se algo muda, é que a proporção é pior, porque não há para quem repassar a coordenação.
Para onde o tempo realmente vai
Acompanhe uma semana com honestidade e os blocos costumam ser estes.
Agendamento. A negociação de quatro mensagens sobre qual horário funciona, multiplicada por todas as pessoas com quem você fala. Isso é puro overhead. Não produz nada e frequentemente faz perder a reunião, porque o entusiasmo se dissipa ao longo da troca de mensagens.
Reinserir as mesmas informações. Os dados de um lead digitados na ferramenta de e-mail, depois no CRM, depois numa planilha. Cada cópia é uma chance de introduzir um erro e a garantia de que ao menos uma cópia já está desatualizada.
Reescrever a mesma primeira mensagem. Não personalizá-la. Reescrevê-la, do zero, porque a versão anterior está em algum lugar na pasta de itens enviados.
Lembrar. Guardar de cabeça que você prometeu enviar algo para três pessoas, e que uma delas já está esperando há uma semana.
Reportar para si mesmo. Montar um retrato do que aconteceu, a partir de quatro ferramentas, nenhuma das quais concorda entre si.
Repare que nada disso é o trabalho. É o atrito ao redor do trabalho, e quase tudo isso é automatizável.
O que automatizar, em ordem
Agendamento, primeiro. Um link de agendamento conectado à disponibilidade real do calendário elimina o maior número de trocas de mensagens com o menor esforço de configuração. Também melhora as taxas de comparecimento, porque a pessoa escolheu o horário sozinha.
Captura para o pipeline, segundo. O lead deve chegar ao sistema já marcado, sem necessidade de redigitação. Se alguma parte do seu processo envolve copiar um nome de uma tela para outra, essa é a segunda coisa a corrigir.
Confirmação de recebimento, terceiro. Uma primeira resposta imediata para que ninguém espere em silêncio até você conseguir atendê-lo. As pesquisas sobre tempo de resposta a leads são categóricas sobre o custo do atraso, e essa é a mitigação mais barata possível.
Lembretes e follow-up, quarto. As sequências que cobram as coisas que, de outra forma, você teria que lembrar sozinho.
Relatórios, por último. Uma vez que os quatro primeiros estejam implementados, o relatório praticamente se monta sozinho, porque os dados estão em um só lugar pela primeira vez.
O que não automatizar
O julgamento sobre com quem falar, e o que dizer a alguém que respondeu.
Isso parece óbvio e é rotineiramente ignorado, geralmente por alguém que acabou de comprar uma ferramenta e quer usá-la por completo. Pontuação automática de leads em quarenta leads te diz coisas que você já sabia. Respostas automáticas a respostas reais soam exatamente como o que são.
A distinção que se sustenta: automatize a mecânica em torno de uma conversa, nunca a conversa em si.
A auditoria que vale a pena fazer
Passe uma semana anotando, em uma única linha cada vez, toda tarefa que levou mais de cinco minutos e não produziu nada que um cliente notasse. Não analise, apenas registre.
No fim da semana, agrupe-as. A maioria das pessoas descobre que três categorias respondem pela maior parte, e que as três estão na lista acima. Corrija-as na ordem de frequência, e não na ordem de quanto irritam, porque irritação e custo se correlacionam mal.
Depois meça novamente um mês depois. O número a observar não é horas economizadas em abstrato, é se essas horas foram para o trabalho que gera receita ou simplesmente evaporaram em mais coordenação.
A versão estrutural da correção
A maior parte do atrito acima remonta à mesma causa raiz: a informação vive em vários produtos que não a compartilham, então você é a camada de integração.
Automatizar dentro de cada ferramenta ajuda nas margens. Remover a costura elimina a categoria inteira. Esse é o argumento para consolidar captura, pipeline, follow-up e agendamento em um único sistema, em vez de quatro que se sincronizam, e é por isso que a Prala é construída dessa forma. Não há etapa de cópia entre eles porque não há nada para copiar.
O custo oculto da troca
A auditoria acima captura tarefas. Ela não pega a coisa mais cara do dia, que é a troca entre elas.
Cada movimento entre ferramentas carrega um custo além dos segundos que leva: encontrar onde você estava, recarregar o contexto, lembrar o que você estava prestes a fazer. Pesquisas sobre trabalho de conhecimento têm sido consistentes nisso há anos, e a implicação prática para um negócio de afiliados é específica. Um processo espalhado por seis produtos não custa seis logins. Custa a atenção perdida a cada vez que você cruza entre eles, multiplicada por quantas vezes ao dia isso acontece.
É por isso que consolidar ferramentas costuma produzir uma melhora maior do que prevê a aritmética de horas economizadas. Você não está apenas eliminando a cópia, está eliminando as transições em torno dela.
Agrupamento em lotes, e o que não agrupar
Agrupar trabalho semelhante em lotes é um conselho padrão e está certo sobre a maioria das coisas e errado sobre uma.
Agrupe: criação de conteúdo, administração, faturamento, planejamento, qualquer coisa em que o custo esteja em entrar no estado de espírito certo e o trabalho seja, fora isso, uniforme.
Não agrupe: primeiras respostas a novos leads. A evidência sobre tempo de resposta é inequívoca, e um lead que chega na segunda-feira e recebe seu lote de quinta-feira geralmente já tomou uma decisão na quarta. Essa é precisamente a tarefa cuja frente deve ser automatizada, para que a confirmação seja imediata e sua resposta ponderada possa chegar quando você conseguir tratá-la.
A regra que sobrevive ao contato com a realidade: agrupe em lotes tudo em que o atraso não custa nada, automatize a frente de tudo em que o atraso custa muito.
Templates não são automação
Um template salvo é uma coisa boa e não é o mesmo que automatizar uma tarefa. Templates ainda exigem que você se lembre, abra o certo, preencha as lacunas e envie. São quatro decisões que a automação teria eliminado.
A distinção útil: um template torna o trabalho mais rápido. A automação remove o trabalho da sua lista. A maioria das pessoas monta uma biblioteca de templates e conclui que automatizou seu follow-up, depois se pergunta por que o número de leads não atendidos continua subindo.
Templates são a ferramenta certa para coisas que exigem julgamento sobre quando enviar. Automação é a ferramenta certa para tudo o mais.
Como isso se parece um mês depois
Um resultado realista, em vez de um número de fornecedor.
As trocas de mensagens de agendamento vão de várias por semana para nenhuma. A redigitação de dados de leads vai a zero, porque a captura já escreve direto no pipeline. As primeiras respostas saem imediatamente em vez de em lote, o que geralmente aparece como uma taxa de resposta maior antes de aparecer em qualquer outro lugar. A montagem semanal de "o que está realmente acontecendo" passa de meia hora em quatro ferramentas para uma olhada rápida.
Isso tende a ficar entre quatro e oito horas por semana para quem trabalha sozinho. O número importa menos do que a segunda pergunta: se essas horas foram para conversas, ou silenciosamente para mais coordenação. Decida isso com antecedência, porque a resposta padrão é a segunda.
Common questions
O que consome mais tempo no marketing de afiliados?
Não é vender. Na maioria das auditorias, os maiores blocos são agendamento, reinserção da mesma informação em várias ferramentas e reescrita de primeiras mensagens quase idênticas. As três coisas podem ser automatizadas sem afetar as partes que exigem julgamento.
O que devo automatizar primeiro?
Agendamento. Isso elimina o maior número de trocas de baixo valor pelo menor custo de configuração, e ninguém jamais se ressentiu de receber um link de agendamento em vez de quatro e-mails sobre terça-feira.
A automação piora a prospecção?
Só onde o julgamento é que fazia o trabalho. Automatizar quem contatar costuma dar errado. Automatizar a mecânica em torno do contato, como lembretes, agendamento e registro, quase sempre libera tempo para o julgamento.
Quanto tempo a automação pode realmente economizar?
A maioria dos operadores solo recupera várias horas por semana só com agendamento e entrada duplicada de dados. Vale medir seu próprio ponto de partida antes e depois, em vez de confiar em um número de fornecedor.