Hỏi một affiliate marketer xem tuần trước họ đã làm gì, câu trả lời sẽ là một danh sách các hoạt động. Hỏi thời gian đã trôi đi đâu, câu trả lời thường mơ hồ hơn, vì thời gian không dồn vào các hoạt động đó. Nó rơi vào những khoảng trống giữa chúng.
Các nghiên cứu về công việc tri thức liên tục cho thấy cùng một khuôn mẫu: một phần lớn trong ngày dành cho thứ mà nghiên cứu dài hạn của Asana gọi là "công việc về công việc" - tức là điều phối, trùng lặp và chạy theo trạng thái công việc, thay vì công việc thực sự. Doanh nghiệp nhỏ cũng không ngoại lệ. Nếu có khác thì tỷ lệ này còn tệ hơn, vì không có ai để giao việc điều phối lại.
Thời gian thực sự trôi đi đâu
Theo dõi một tuần một cách trung thực, các khối thời gian thường là như sau.
Lên lịch hẹn. Cuộc trao đổi bốn tin nhắn để thống nhất giờ nào phù hợp, nhân lên với số người bạn trao đổi. Đây là chi phí thuần túy. Nó không tạo ra gì cả và thường làm mất luôn cuộc hẹn, vì sự hào hứng phai nhạt dần qua từng lượt trao đổi.
Nhập lại cùng một thông tin. Thông tin của một lead được gõ vào công cụ email, rồi vào CRM, rồi vào bảng tính. Mỗi lần sao chép là một cơ hội để phát sinh lỗi, và chắc chắn ít nhất một bản sao sẽ trở nên lỗi thời.
Viết lại cùng một tin nhắn mở đầu. Không phải cá nhân hóa nó. Mà là viết lại từ đầu, vì phiên bản trước đang nằm đâu đó trong thư mục đã gửi.
Ghi nhớ. Giữ trong đầu việc bạn đã hứa gửi thứ gì đó cho ba người, và một trong số họ đã chờ một tuần rồi.
Báo cáo cho chính mình. Ghép lại bức tranh về những gì đã xảy ra, từ bốn công cụ khác nhau, không cái nào khớp với cái nào.
Chú ý rằng không cái nào trong số này là công việc thực sự. Đó là ma sát xung quanh công việc, và gần như tất cả đều có thể tự động hóa được.
Tự động hóa gì, theo thứ tự nào
Lên lịch hẹn, đầu tiên. Một liên kết đặt lịch kết nối với lịch trống thực tế loại bỏ số lượng trao đổi lớn nhất với công sức thiết lập nhỏ nhất. Nó cũng cải thiện tỷ lệ đến đúng hẹn, vì người đó tự chọn giờ.
Thu thập vào pipeline, thứ hai. Lead nên xuất hiện trong hệ thống đã được gắn thẻ sẵn, không cần nhập lại. Nếu bất kỳ phần nào trong quy trình của bạn liên quan đến việc sao chép tên từ màn hình này sang màn hình khác, đó là thứ hai cần sửa.
Xác nhận đã nhận, thứ ba. Một phản hồi đầu tiên ngay lập tức để không ai phải chờ trong im lặng trong khi bạn xử lý. Nghiên cứu về thời gian phản hồi lead nói thẳng về cái giá của sự chậm trễ, và đây là biện pháp giảm thiểu rẻ nhất có thể.
Nhắc nhở và theo dõi, thứ tư. Các chuỗi tự động chạy theo những việc mà lẽ ra bạn phải nhớ.
Báo cáo, cuối cùng. Khi bốn bước trên đã hoàn thiện, báo cáo gần như tự xây dựng, vì dữ liệu lần đầu tiên nằm ở một nơi duy nhất.
Đừng tự động hóa cái gì
Sự phán đoán về việc nói chuyện với ai, và nói gì với người đã trả lời.
Điều này nghe có vẻ hiển nhiên nhưng thường xuyên bị bỏ qua, thường bởi người vừa mua một công cụ và muốn dùng hết mọi tính năng của nó. Chấm điểm lead tự động trên bốn mươi lead cho bạn biết những điều bạn đã biết rồi. Trả lời tự động cho những phản hồi thật đọc lên chính xác là những gì nó là.
Ranh giới đứng vững: tự động hóa cơ chế xung quanh một cuộc trò chuyện, không bao giờ tự động hóa bản thân cuộc trò chuyện.
Cuộc kiểm toán đáng làm
Dành một tuần và ghi lại, mỗi lần một dòng, mọi công việc mất hơn năm phút và không tạo ra điều gì khách hàng nhận thấy được. Đừng phân tích, chỉ ghi lại.
Cuối tuần, gộp nhóm chúng. Hầu hết mọi người thấy rằng ba nhóm chiếm phần lớn thời gian, và cả ba đều nằm trong danh sách trên. Sửa chúng theo thứ tự tần suất chứ không phải theo mức độ khó chịu, vì mức độ khó chịu và chi phí thường không tương quan tốt với nhau.
Rồi đo lại sau một tháng. Con số cần theo dõi không phải là số giờ tiết kiệm được trong lý thuyết, mà là liệu những giờ đó có dồn vào công việc tạo ra doanh thu, hay chỉ đơn giản là tan biến vào nhiều điều phối hơn.
Phiên bản mang tính cấu trúc của giải pháp
Phần lớn ma sát nói trên bắt nguồn từ cùng một nguyên nhân gốc: thông tin nằm rải rác trong nhiều sản phẩm không chia sẻ với nhau, nên bạn chính là lớp tích hợp.
Tự động hóa trong từng công cụ riêng lẻ chỉ giúp ích ở mức biên. Loại bỏ đường nối mới loại bỏ toàn bộ nhóm vấn đề. Đó là lý do để hợp nhất việc thu thập, pipeline, theo dõi và lên lịch hẹn vào một hệ thống duy nhất thay vì bốn hệ thống đồng bộ với nhau, và đó là lý do Prala được xây dựng theo cách đó. Không có bước sao chép nào giữa chúng vì không có gì để sao chép.
Chi phí ẩn của việc chuyển đổi
Cuộc kiểm toán trên bắt được các công việc. Nó bỏ sót thứ tốn kém nhất trong ngày, đó là việc chuyển đổi giữa chúng.
Mỗi lần chuyển giữa các công cụ mang theo một chi phí vượt quá số giây nó tốn: tìm lại bạn đang ở đâu, nạp lại ngữ cảnh, nhớ lại bạn định làm gì. Nghiên cứu về công việc tri thức đã nhất quán về điều này trong nhiều năm, và hàm ý thực tiễn cho một doanh nghiệp affiliate là rất cụ thể. Một quy trình trải rộng trên sáu sản phẩm không chỉ tốn sáu lần đăng nhập. Nó tốn sự chú ý bị mất mỗi lần bạn di chuyển giữa chúng, nhân với bao nhiêu lần điều đó xảy ra trong một ngày.
Đây là lý do vì sao hợp nhất công cụ thường tạo ra cải thiện lớn hơn nhiều so với phép tính số giờ tiết kiệm được dự đoán. Bạn không chỉ loại bỏ việc sao chép, mà còn loại bỏ các lần chuyển đổi xung quanh nó.
Gộp nhóm công việc, và những gì không nên gộp
Gộp nhóm các công việc tương tự nhau là lời khuyên tiêu chuẩn, và nó đúng với hầu hết mọi thứ, chỉ sai với một điều.
Nên gộp: tạo nội dung, hành chính, xuất hóa đơn, lập kế hoạch, bất cứ điều gì mà chi phí nằm ở việc vào đúng trạng thái tinh thần và công việc còn lại thì đồng nhất.
Không nên gộp: phản hồi đầu tiên cho lead mới. Bằng chứng về thời gian phản hồi là rõ ràng không thể chối cãi, và một lead đến vào thứ Hai rồi nhận được đợt gộp của bạn vào thứ Năm thường đã ra quyết định vào thứ Tư. Đây chính xác là công việc cần tự động hóa ở phần đầu, để việc xác nhận đã nhận diễn ra ngay lập tức và phản hồi cân nhắc kỹ của bạn có thể đến khi bạn rảnh xử lý.
Quy tắc đứng vững trước thực tế: gộp nhóm bất cứ điều gì mà sự chậm trễ không tốn kém gì, tự động hóa phần đầu của bất cứ điều gì mà sự chậm trễ tốn kém nhiều.
Mẫu có sẵn không phải là tự động hóa
Một mẫu đã lưu là điều tốt, nhưng nó không giống với việc tự động hóa một công việc. Mẫu vẫn đòi hỏi bạn phải nhớ, phải mở đúng mẫu, phải điền vào chỗ trống, và phải gửi đi. Đó là bốn quyết định mà tự động hóa lẽ ra đã loại bỏ.
Sự khác biệt hữu ích: mẫu làm cho công việc nhanh hơn. Tự động hóa loại bỏ công việc khỏi danh sách của bạn. Hầu hết mọi người xây dựng một thư viện mẫu và kết luận rằng họ đã tự động hóa việc theo dõi của mình, rồi tự hỏi tại sao số lead chưa được xử lý cứ tăng mãi.
Mẫu là công cụ đúng cho những việc cần sự phán đoán về thời điểm gửi. Tự động hóa là công cụ đúng cho mọi thứ còn lại.
Một tháng sau sẽ trông như thế nào
Một kết quả thực tế, chứ không phải con số quảng cáo của nhà cung cấp.
Các trao đổi lên lịch hẹn giảm từ vài lần một tuần xuống còn không. Việc nhập lại thông tin lead giảm về không, vì việc thu thập ghi thẳng vào pipeline. Phản hồi đầu tiên được gửi ngay lập tức thay vì theo đợt, điều này thường thể hiện qua tỷ lệ phản hồi cao hơn trước khi nó thể hiện ở bất kỳ đâu khác. Việc tổng hợp "thực sự đang xảy ra chuyện gì" hàng tuần giảm từ nửa giờ trên bốn công cụ xuống chỉ còn một cái liếc mắt.
Điều đó thường rơi vào khoảng bốn đến tám giờ một tuần đối với người làm việc một mình. Con số này ít quan trọng hơn câu hỏi thứ hai: liệu những giờ đó có dồn vào các cuộc trò chuyện, hay lặng lẽ chảy vào thêm điều phối. Hãy quyết định điều đó từ trước, vì câu trả lời mặc định luôn là vế thứ hai.
Common questions
Điều gì tốn nhiều thời gian nhất trong affiliate marketing?
Không phải việc bán hàng. Trong hầu hết các cuộc kiểm tra, những khoảng thời gian lớn nhất là lên lịch, nhập lại cùng một thông tin trên nhiều công cụ, và viết lại các tin nhắn đầu tiên gần như giống hệt nhau. Cả ba việc này đều có thể tự động hóa mà không ảnh hưởng đến phần cần đến sự phán đoán.
Nên tự động hóa điều gì trước tiên?
Việc lên lịch. Nó loại bỏ số lượng trao đổi giá trị thấp nhiều nhất với chi phí thiết lập thấp nhất, và chưa từng có ai khó chịu khi được gửi một liên kết đặt lịch thay vì bốn email bàn về thứ Ba.
Tự động hóa có làm outreach tệ hơn không?
Chỉ khi sự phán đoán mới là yếu tố quyết định. Tự động hóa việc chọn ai để liên hệ thường có kết quả không tốt. Còn tự động hóa các thao tác xung quanh việc liên hệ, như nhắc nhở, lên lịch và ghi chép, gần như luôn giải phóng thời gian cho sự phán đoán.
Tự động hóa thực sự có thể tiết kiệm bao nhiêu thời gian?
Hầu hết những người làm việc một mình tiết kiệm được vài giờ mỗi tuần chỉ riêng từ việc lên lịch và nhập dữ liệu trùng lặp. Bạn nên đo lường điểm khởi đầu của chính mình trước và sau, thay vì tin vào con số của nhà cung cấp.