Demandez à un affilié ce qu'il a fait la semaine dernière, et la réponse sera une liste d'activités. Demandez où sont passées les heures, et la réponse est généralement plus vague, car les heures ne sont pas allées dans les activités. Elles sont passées dans les interstices entre elles.
Les recherches sur le travail intellectuel constatent toujours le même schéma : une grande partie de la journée est consacrée à ce que la célèbre étude d'Asana appelle le « travail sur le travail », c'est-à-dire la coordination, la duplication et la chasse au statut plutôt que le travail lui-même. Les petites entreprises n'y échappent pas. Le ratio y est même plutôt pire, car il n'y a personne à qui déléguer la coordination.
Où passe réellement le temps
Suivez une semaine honnêtement, et les blocs sont généralement les suivants.
La planification. La négociation en quatre messages sur l'horaire qui convient, multipliée par chaque personne à qui vous parlez. C'est de la pure surcharge. Cela ne produit rien et fait souvent perdre le rendez-vous, car l'enthousiasme s'érode au fil des échanges.
La ressaisie des mêmes informations. Les coordonnées d'un prospect saisies dans l'outil d'e-mail, puis dans le CRM, puis dans un tableur. Chaque copie est une occasion d'introduire une erreur et la garantie qu'au moins une copie est désormais obsolète.
La réécriture du même premier message. Pas la personnalisation. La réécriture, à partir de zéro, parce que la dernière version se trouve quelque part dans un dossier d'envoi.
La mémorisation. Garder en tête que vous avez promis d'envoyer quelque chose à trois personnes, et que l'une d'elles attend maintenant depuis une semaine.
Le reporting à soi-même. Reconstituer une vision de ce qui s'est passé à partir de quatre outils, dont aucun ne concorde.
Remarquez qu'aucun de ces éléments n'est le travail lui-même. C'est la friction autour du travail, et presque tout cela est automatisable.
Quoi automatiser, et dans quel ordre
La planification, d'abord. Un lien de réservation connecté à un calendrier réellement disponible supprime le plus grand nombre d'échanges pour l'effort de mise en place le plus faible. Cela améliore aussi le taux de présence, car la personne a choisi elle-même son créneau.
La capture dans le pipeline, ensuite. Le prospect doit arriver dans le système déjà qualifié, sans ressaisie. Si une partie de votre processus consiste à copier un nom d'un écran à un autre, c'est la deuxième chose à corriger.
L'accusé de réception, en troisième. Une première réponse immédiate pour que personne n'attende en silence le temps que vous vous en occupiez. Les recherches sur le temps de réponse aux prospects sont sans appel sur le coût du délai, et c'est la mesure d'atténuation la moins coûteuse qui soit.
Les rappels et le suivi, en quatrième. Les séquences qui relancent ce dont vous auriez autrement dû vous souvenir vous-même.
Le reporting, en dernier. Une fois les quatre premiers éléments en place, le rapport se construit en grande partie tout seul, car les données se trouvent enfin au même endroit.
Ce qu'il ne faut pas automatiser
Le jugement sur qui contacter, et ce qu'il faut dire à quelqu'un qui a répondu.
Cela semble évident, et c'est pourtant régulièrement ignoré, en général par quelqu'un qui vient d'acheter un outil et veut l'utiliser à fond. La notation automatique des prospects sur quarante leads vous apprend des choses que vous saviez déjà. Les réponses automatiques à de vraies réponses se lisent exactement pour ce qu'elles sont.
La distinction qui tient la route : automatiser la mécanique autour d'une conversation, jamais la conversation elle-même.
L'audit qui vaut la peine d'être fait
Prenez une semaine et notez, en une seule ligne à chaque fois, toute tâche qui a pris plus de cinq minutes et n'a produit aucun résultat visible pour un client. N'analysez pas, contentez-vous de consigner.
À la fin de la semaine, regroupez-les. La plupart des gens constatent que trois catégories représentent l'essentiel du volume, et que ces trois catégories figurent dans la liste ci-dessus. Corrigez-les par ordre de fréquence plutôt que par ordre d'agacement, car l'agacement et le coût sont mal corrélés.
Puis mesurez à nouveau un mois plus tard. Le chiffre à surveiller n'est pas le nombre d'heures économisées dans l'abstrait, c'est de savoir si ces heures sont allées dans le travail qui génère du revenu ou si elles se sont simplement évaporées dans encore plus de coordination.
La version structurelle de la solution
La plupart des frictions décrites ci-dessus remontent à la même cause profonde : l'information vit dans plusieurs produits qui ne la partagent pas, donc c'est vous qui faites office de couche d'intégration.
Automatiser à l'intérieur de chaque outil aide à la marge. Supprimer la coupure supprime la catégorie entière. C'est l'argument en faveur de la consolidation de la capture, du pipeline, du suivi et de la planification dans un seul système plutôt que quatre qui se synchronisent, et c'est pour cela que Prala est conçu ainsi. Il n'y a aucune étape de copie entre eux, car il n'y a rien à copier.
Le coût caché du changement d'outil
L'audit ci-dessus repère les tâches. Il rate la chose la plus coûteuse de la journée, qui est le passage de l'une à l'autre.
Chaque déplacement d'un outil à l'autre a un coût qui dépasse les quelques secondes que cela prend : retrouver où vous en étiez, recharger le contexte, se souvenir de ce que vous alliez faire. Les recherches sur le travail intellectuel sont constantes sur ce point depuis des années, et l'implication pratique pour une activité d'affiliation est précise. Un processus réparti sur six produits ne coûte pas six connexions. Il coûte l'attention perdue à chaque passage entre eux, multipliée par le nombre de fois où cela se produit dans une journée.
C'est pourquoi la consolidation des outils produit souvent une amélioration plus importante que ne le prédit le simple calcul des heures économisées. Vous ne supprimez pas seulement la copie, vous supprimez aussi les transitions qui l'entourent.
Le regroupement par lots, et ce qu'il ne faut pas regrouper
Regrouper les tâches similaires est un conseil classique, valable pour la plupart des choses et faux pour une seule.
À regrouper : la création de contenu, l'administratif, la facturation, la planification, tout ce dont le coût réside dans le fait de retrouver le bon état d'esprit et dont le travail est par ailleurs uniforme.
À ne pas regrouper : les premières réponses aux nouveaux prospects. Les données sur le temps de réponse sont sans ambiguïté, et un prospect arrivé le lundi et traité dans votre lot du jeudi a généralement déjà pris sa décision d'ici mercredi. C'est précisément la tâche dont il faut automatiser le début, afin que l'accusé de réception soit immédiat et que votre réponse réfléchie puisse arriver quand vous aurez le temps de vous en occuper.
La règle qui résiste à l'épreuve de la réalité : regroupez tout ce dont le délai ne coûte rien, automatisez le début de tout ce dont le délai coûte cher.
Les modèles ne sont pas de l'automatisation
Un modèle enregistré est une bonne chose, et ce n'est pas la même chose qu'automatiser une tâche. Les modèles exigent toujours de vous souvenir, d'ouvrir le bon, de remplir les blancs, et d'envoyer. Ce sont quatre décisions que l'automatisation aurait supprimées.
La distinction utile : un modèle rend le travail plus rapide. L'automatisation retire le travail de votre liste. La plupart des gens constituent une bibliothèque de modèles et concluent qu'ils ont automatisé leur suivi, puis se demandent pourquoi le nombre de prospects non traités continue de grimper.
Les modèles sont le bon outil pour les tâches qui exigent un jugement sur le moment d'envoyer. L'automatisation est le bon outil pour tout le reste.
À quoi cela ressemble un mois plus tard
Un résultat réaliste, plutôt qu'un chiffre de fournisseur.
Les échanges de planification passent de plusieurs par semaine à zéro. La ressaisie des coordonnées des prospects tombe à zéro, car la capture écrit directement dans le pipeline. Les premières réponses partent immédiatement plutôt que par lots, ce qui se traduit généralement par un taux de réponse plus élevé avant même de se manifester ailleurs. L'assemblage hebdomadaire du « que se passe-t-il réellement », qui prenait une demi-heure répartie sur quatre outils, se réduit à un coup d'œil.
Cela représente généralement entre quatre et huit heures par semaine pour un opérateur solo. Le chiffre importe moins que la seconde question : ces heures sont-elles allées dans des conversations, ou se sont-elles discrètement transformées en davantage de coordination ? Décidez-le à l'avance, car la réponse par défaut est la seconde.
Common questions
Qu'est-ce qui prend le plus de temps en affiliation ?
Pas la vente. Dans la plupart des audits, les plus gros blocs sont la planification, la ressaisie des mêmes informations dans plusieurs outils, et la réécriture de premiers messages quasi identiques. Ces trois tâches sont automatisables sans toucher aux parties qui demandent du jugement.
Que faut-il automatiser en premier ?
La planification. Elle élimine le plus grand nombre d'échanges à faible valeur pour le coût de mise en place le plus bas, et personne ne s'est jamais vexé de recevoir un lien de réservation plutôt que quatre e-mails sur le mardi.
L'automatisation dégrade-t-elle la prospection ?
Seulement là où le jugement faisait le travail. Automatiser le choix des personnes à contacter tourne souvent mal. Automatiser la mécanique autour du contact, comme les rappels, la planification et la journalisation, libère presque toujours du temps pour ce jugement.
Combien de temps l'automatisation peut-elle réellement faire gagner ?
La plupart des indépendants récupèrent plusieurs heures par semaine grâce à la seule planification et à la fin de la double saisie. Mieux vaut mesurer votre propre point de départ avant/après que de se fier au chiffre d'un éditeur.