Chiedete a un affiliate marketer cosa ha fatto la settimana scorsa e la risposta sarà un elenco di attività. Chiedete dove sono finite le ore e la risposta è di solito più vaga, perché le ore non sono finite nelle attività. Sono finite negli intervalli tra di esse.
Le ricerche sul lavoro intellettuale continuano a rilevare lo stesso schema: una grande parte della giornata va a quello che il lungo studio di Asana chiama work about work, ossia coordinamento, duplicazione e inseguimento degli stati di avanzamento piuttosto che il lavoro vero e proprio. Le piccole imprese non fanno eccezione. Semmai il rapporto è peggiore, perché non c'è nessuno a cui delegare il coordinamento.
Dove vanno davvero le ore
Tracciate onestamente una settimana e i blocchi sono di solito questi.
Programmazione degli appuntamenti. La negoziazione a quattro messaggi su quale orario vada bene, moltiplicata per ogni persona con cui parlate. Questo è puro sovraccarico. Non produce nulla e spesso fa perdere l'incontro, perché l'entusiasmo si affievolisce nel corso dello scambio.
Reinserire le stesse informazioni. I dati di un lead digitati nello strumento di posta elettronica, poi nel CRM, poi in un foglio di calcolo. Ogni copia è un'occasione per introdurre un errore e la garanzia che almeno una copia sia ormai obsoleta.
Riscrivere lo stesso primo messaggio. Non personalizzarlo. Riscriverlo, da zero, perché l'ultima versione si trova in qualche cartella di posta inviata.
Ricordare. Tenere a mente di aver promesso di inviare qualcosa a tre persone, e che una di loro ormai aspetta da una settimana.
Fare rapporto a se stessi. Ricostruire un quadro di ciò che è successo, a partire da quattro strumenti, nessuno dei quali concorda con gli altri.
Notate che nulla di tutto questo è il lavoro vero e proprio. È l'attrito attorno al lavoro, e quasi tutto è automatizzabile.
Cosa automatizzare, in ordine
Prima, la programmazione degli appuntamenti. Un link di prenotazione collegato alla disponibilità reale del calendario elimina il maggior numero di scambi con il minimo sforzo di configurazione. Migliora anche i tassi di presentazione, perché è la persona stessa a scegliere l'orario.
Seconda, l'acquisizione nella pipeline. Il lead dovrebbe arrivare nel sistema già categorizzato, senza dover reinserire nulla. Se una parte qualsiasi del vostro processo prevede di copiare un nome da una schermata all'altra, è la seconda cosa da correggere.
Terza, la conferma di ricezione. Una prima risposta immediata affinché nessuno attenda in silenzio prima che riusciate a occuparvene. Le ricerche sui tempi di risposta ai lead sono esplicite su quanto costi il ritardo, e questa è la mitigazione più economica possibile.
Quarta, promemoria e follow-up. Le sequenze che inseguono le cose che altrimenti dovreste ricordare voi stessi.
Per ultima, la rendicontazione. Una volta messe in atto le prime quattro, il rapporto si costruisce praticamente da solo, perché per la prima volta i dati si trovano in un unico posto.
Cosa non automatizzare
Il giudizio su con chi parlare, e su cosa dire a chi ha risposto.
Sembra ovvio ed è sistematicamente ignorato, di solito da qualcuno che ha appena acquistato uno strumento e vuole usarlo per intero. Il lead scoring automatizzato su quaranta lead vi dice cose che già sapevate. Le risposte automatiche a risposte reali si leggono per quello che sono esattamente.
La distinzione che regge: automatizzate la meccanica attorno a una conversazione, mai la conversazione stessa.
L'audit che vale la pena fare
Prendete una settimana e annotate, in una singola riga ogni volta, ogni attività che ha richiesto più di cinque minuti e non ha prodotto nulla che un cliente avrebbe notato. Non analizzate, limitatevi a registrare.
Alla fine della settimana, raggruppatele. La maggior parte delle persone scopre che tre categorie rappresentano la maggior parte del totale, e che tutte e tre sono nell'elenco qui sopra. Correggetele in ordine di frequenza piuttosto che in ordine di quanto siano fastidiose, perché fastidio e costo correlano male.
Poi misurate di nuovo un mese dopo. Il numero da tenere d'occhio non è le ore risparmiate in astratto, ma se quelle ore sono confluite nel lavoro che genera fatturato o sono semplicemente evaporate in altro coordinamento.
La versione strutturale della soluzione
Gran parte dell'attrito descritto sopra risale alla stessa causa profonda: le informazioni vivono in diversi prodotti che non le condividono, quindi siete voi lo strato di integrazione.
Automatizzare all'interno di ogni singolo strumento aiuta ai margini. Eliminare la giuntura elimina la categoria intera. Questo è l'argomento a favore di consolidare acquisizione, pipeline, follow-up e programmazione in un unico sistema anziché quattro che si sincronizzano, ed è per questo che Prala è costruito in questo modo. Non c'è alcun passaggio di copia tra loro perché non c'è nulla da copiare.
Il costo nascosto del passaggio da uno strumento all'altro
L'audit sopra descritto cattura le attività. Gli sfugge la cosa più costosa della giornata, ossia il passaggio da uno strumento all'altro.
Ogni spostamento tra strumenti comporta un costo oltre ai secondi che richiede: ritrovare dove eravate rimasti, ricaricare il contesto, ricordare cosa stavate per fare. Le ricerche sul lavoro intellettuale sono coerenti su questo punto da anni, e l'implicazione pratica per un'attività di affiliazione è precisa. Un processo distribuito su sei prodotti non costa sei accessi. Costa l'attenzione persa ogni volta che si passa dall'uno all'altro, moltiplicata per quante volte al giorno ciò accade.
Ecco perché consolidare gli strumenti produce spesso un miglioramento maggiore di quanto preveda l'aritmetica delle ore risparmiate. Non state solo eliminando la copia, state eliminando anche le transizioni che la circondano.
Il batching, e cosa non raggruppare
Raggruppare i lavori simili è un consiglio standard ed è corretto per la maggior parte delle cose e sbagliato per una.
Da raggruppare: creazione di contenuti, amministrazione, fatturazione, pianificazione, qualsiasi cosa in cui il costo sia entrare nello stato mentale giusto e il lavoro sia altrimenti uniforme.
Da non raggruppare: le prime risposte ai nuovi lead. Le evidenze sui tempi di risposta sono inequivocabili, e un lead che arriva il lunedì e riceve il vostro lotto del giovedì ha di solito già preso una decisione entro mercoledì. È esattamente il compito di cui automatizzare la parte iniziale, così che la conferma di ricezione sia immediata e la vostra risposta ponderata possa arrivare quando riuscite a occuparvene.
La regola che resiste al contatto con la realtà: raggruppate tutto ciò in cui il ritardo non costa nulla, automatizzate la parte iniziale di tutto ciò in cui il ritardo costa molto.
I modelli non sono automazione
Un modello salvato è una buona cosa e non è la stessa cosa che automatizzare un'attività. I modelli richiedono comunque di ricordare, di aprire quello giusto, di compilare gli spazi vuoti e di inviare. Sono quattro decisioni che l'automazione avrebbe eliminato.
La distinzione utile: un modello rende il lavoro più veloce. L'automazione elimina il lavoro dalla vostra lista. La maggior parte delle persone costruisce una libreria di modelli e conclude di aver automatizzato il proprio follow-up, per poi chiedersi perché il numero di lead non seguiti continua a salire.
I modelli sono lo strumento giusto per le cose che richiedono un giudizio su quando inviarle. L'automazione è lo strumento giusto per tutto il resto.
Come si presenta la situazione un mese dopo
Un risultato realistico, non una cifra da fornitore.
Gli scambi per la programmazione degli appuntamenti passano da diversi a settimana a zero. Il reinserimento dei dati dei lead scende a zero, perché l'acquisizione scrive direttamente nella pipeline. Le prime risposte partono immediatamente anziché a lotti, il che di solito si riflette in un tasso di risposta più alto prima ancora di manifestarsi altrove. L'assemblaggio settimanale del "cosa sta succedendo davvero" passa da mezz'ora su quattro strumenti a un'occhiata.
Questo tende a tradursi in qualcosa tra le quattro e le otto ore alla settimana per chi lavora in autonomia. Il numero conta meno della seconda domanda: se quelle ore sono confluite nelle conversazioni, o silenziosamente in altro coordinamento. Decidetelo in anticipo, perché la risposta di default è la seconda.
Common questions
Cosa richiede più tempo nell'affiliate marketing?
Non la vendita. Nella maggior parte delle analisi, i blocchi più grandi sono la programmazione degli appuntamenti, il reinserire le stesse informazioni in più strumenti e la riscrittura di primi messaggi quasi identici. Tutti e tre sono automatizzabili senza toccare le parti che richiedono giudizio.
Cosa dovrei automatizzare per primo?
La programmazione degli appuntamenti. Elimina il maggior numero di scambi a basso valore al minor costo di implementazione, e nessuno si è mai risentito nel ricevere un link di prenotazione invece di quattro email su martedì.
L'automazione peggiora l'outreach?
Solo dove il giudizio faceva il lavoro. Automatizzare chi contattare tende ad andare male. Automatizzare la meccanica intorno al contatto, come promemoria, programmazione e registrazione, quasi sempre libera tempo per il giudizio.
Quanto tempo si può realisticamente risparmiare con l'automazione?
La maggior parte degli operatori solisti recupera diverse ore a settimana solo dalla programmazione e dall'inserimento duplicato di dati. Vale la pena misurare il proprio punto di partenza prima e dopo, piuttosto che fidarsi di una cifra del fornitore.