Vraag een affiliate marketeer wat hij vorige week deed en het antwoord is een lijst met activiteiten. Vraag waar de uren naartoe gingen en het antwoord is meestal vager, omdat de uren niet in de activiteiten gingen. Ze gingen in de gaten daartussen.
Onderzoek naar kenniswerk vindt steeds hetzelfde patroon: een groot deel van de dag gaat naar wat de langlopende studie van Asana "werk over werk" noemt, oftewel coördinatie, dubbel werk en statusjagen in plaats van het eigenlijke werk. Kleine bedrijven zijn niet uitgezonderd. Zo niet, dan is de verhouding er zelfs slechter aan toe, omdat er niemand is aan wie je de coördinatie kunt overdragen.
Waar de tijd echt naartoe gaat
Volg eerlijk een week en de blokken zijn meestal deze.
Plannen. De onderhandeling van vier berichten over welk tijdstip past, vermenigvuldigd met iedereen met wie u spreekt. Dit is pure overhead. Het levert niets op en het kost vaak zelfs de afspraak, omdat het enthousiasme afneemt tijdens het heen-en-weer.
Dezelfde informatie opnieuw invoeren. De gegevens van een lead getypt in de e-mailtool, dan de CRM, dan een spreadsheet. Elke kopie is een kans om een fout te introduceren en een garantie dat minstens één kopie inmiddels verouderd is.
Hetzelfde eerste bericht herschrijven. Niet personaliseren. Herschrijven, helemaal opnieuw, omdat de laatste versie ergens in een map met verzonden items zit.
Onthouden. In uw hoofd bijhouden dat u beloofde iets naar drie mensen te sturen, en dat een van hen inmiddels een week wacht.
Aan uzelf rapporteren. Een beeld samenstellen van wat er is gebeurd, uit vier tools, die het onderling niet eens zijn.
Merk op dat niets hiervan het werk zelf is. Het is de wrijving rond het werk, en bijna alles ervan is automatiseerbaar.
Wat u in welke volgorde automatiseert
Plannen, eerst. Een boekingslink gekoppeld aan echte agenda-beschikbaarheid schrapt het grootste aantal uitwisselingen voor de kleinste opzetinspanning. Het verbetert ook de opkomstpercentages, omdat de persoon zelf het tijdstip koos.
Vastleggen in de pipeline, tweede. De lead zou al getagd in het systeem moeten binnenkomen, zonder opnieuw te typen. Als er in uw proces ook maar iets zit waarbij een naam van het ene scherm naar het andere wordt gekopieerd, is dat het tweede punt om aan te pakken.
Bevestiging, derde. Een onmiddellijke eerste reactie, zodat niemand in stilte wacht terwijl u er tijd voor vindt. Het onderzoek naar reactietijd op leads is bot over wat vertraging kost, en dit is de goedkoopst mogelijke tegenmaatregel.
Herinneringen en opvolging, vierde. De reeksen die achter de zaken aan gaan die u anders zelf zou moeten onthouden.
Rapportage, als laatste. Zodra de eerste vier op orde zijn, bouwt het rapport zichzelf grotendeels, omdat de data voor het eerst op één plek staat.
Wat u niet automatiseert
Oordeelsvorming over met wie u praat, en wat u zegt tegen iemand die heeft gereageerd.
Dit klinkt vanzelfsprekend en het wordt stelselmatig genegeerd, meestal door iemand die net een tool heeft gekocht en die helemaal wil gebruiken. Geautomatiseerde leadscoring op veertig leads vertelt u dingen die u al wist. Geautomatiseerde antwoorden op echte reacties lezen als precies wat ze zijn.
Het onderscheid dat overeind blijft: automatiseer de mechaniek rond een gesprek, nooit het gesprek zelf.
De audit die de moeite waard is
Neem een week en noteer, telkens in één regel, elke taak die meer dan vijf minuten kostte en niets opleverde wat een klant zou opmerken. Analyseer niet, log alleen.
Groepeer ze aan het eind van de week. De meeste mensen merken dat drie categorieën het grootste deel voor hun rekening nemen, en dat alle drie op de bovenstaande lijst staan. Pak ze aan in volgorde van frequentie in plaats van in volgorde van irritatie, want irritatie en kosten correleren slecht.
Meet daarna opnieuw, een maand later. Het getal om in de gaten te houden is niet bespaarde uren in het abstracte, maar of die uren naar het werk gingen dat omzet oplevert, of gewoon zijn opgegaan aan meer coördinatie.
De structurele versie van de oplossing
Het meeste van bovenstaande wrijving herleidt zich tot dezelfde grondoorzaak: de informatie leeft in meerdere producten die haar niet delen, dus u bent de integratielaag.
Automatiseren binnen elke afzonderlijke tool helpt marginaal. De naad wegnemen, neemt de hele categorie weg. Dat is het argument om vastleggen, pipeline, opvolging en planning te bundelen in één systeem in plaats van vier die synchroniseren, en daarom is Prala zo gebouwd. Er is geen kopieerstap ertussen, omdat er niets te kopiëren valt.
De verborgen kosten van switchen
De audit hierboven vangt taken op. Ze mist het duurste onderdeel van de dag, namelijk het wisselen ertussen.
Elke overstap tussen tools brengt kosten met zich mee die verder gaan dan de seconden die het kost: uitzoeken waar u was, de context opnieuw laden, herinneren wat u van plan was te doen. Onderzoek naar kenniswerk is hier al jaren consistent over, en de praktische implicatie voor een affiliatebedrijf is specifiek. Een proces verspreid over zes producten kost geen zes keer inloggen. Het kost de aandacht die verloren gaat elke keer dat u ertussen overstapt, vermenigvuldigd met hoe vaak dat op een dag gebeurt.
Daarom levert het bundelen van tools vaak een grotere verbetering op dan de rekensom van bespaarde uren voorspelt. U verwijdert niet alleen het kopiëren, u verwijdert ook de overgangen eromheen.
Batchen, en wat u niet moet batchen
Vergelijkbaar werk batchen is standaardadvies en het klopt voor de meeste zaken en niet voor één.
Wel batchen: content maken, administratie, facturatie, planning, alles waarbij de kosten zitten in het in de juiste mindset komen en het werk verder uniform is.
Niet batchen: eerste reacties op nieuwe leads. Het bewijs over reactietijd is ondubbelzinnig, en een lead die maandag binnenkomt en donderdag uw batch krijgt, heeft meestal woensdag al een beslissing genomen. Dit is precies de taak waarvan u de voorkant moet automatiseren, zodat de bevestiging onmiddellijk komt en uw doordachte antwoord kan volgen zodra u er tijd voor vindt.
De regel die de toets van de praktijk doorstaat: batch alles waarbij vertraging niets kost, automatiseer de voorkant van alles waarbij vertraging veel kost.
Templates zijn geen automatisering
Een opgeslagen template is een goede zaak en het is niet hetzelfde als het automatiseren van een taak. Templates vereisen nog steeds dat u onthoudt, de juiste opent, de blanco's invult, en verzendt. Dat zijn vier beslissingen die automatisering zou hebben weggenomen.
Het nuttige onderscheid: een template maakt werk sneller. Automatisering haalt het werk van uw lijst. De meeste mensen bouwen een bibliotheek met templates en concluderen dat ze hun opvolging hebben geautomatiseerd, om zich vervolgens af te vragen waarom het aantal onaangeroerde leads blijft stijgen.
Templates zijn het juiste gereedschap voor zaken die oordeelsvorming vereisen over wanneer te versturen. Automatisering is het juiste gereedschap voor al het andere.
Hoe dit er een maand later uitziet
Een realistisch resultaat, in plaats van een verkoopcijfer.
Uitwisselingen over plannen gaan van meerdere per week naar nul. Het opnieuw intypen van leadgegevens gaat naar nul, omdat vastleggen rechtstreeks in de pipeline schrijft. Eerste reacties gaan onmiddellijk uit in plaats van in een batch, wat meestal eerst zichtbaar wordt in een hoger reactiepercentage voordat het ergens anders zichtbaar wordt. De wekelijkse "wat gebeurt er eigenlijk"-samenstelling gaat van een half uur verdeeld over vier tools naar één oogopslag.
Dat komt doorgaans neer op ergens tussen de vier en acht uur per week voor een solo-operator. Het getal doet er minder toe dan de tweede vraag: of die uren naar gesprekken gingen, of stilletjes naar meer coördinatie. Beslis dat vooraf, want het standaardantwoord is het tweede.
Common questions
Wat kost de meeste tijd in affiliate marketing?
Niet verkopen. In de meeste audits zijn de grootste blokken plannen, dezelfde informatie steeds opnieuw invoeren in verschillende tools, en bijna identieke eerste berichten herschrijven. Alle drie zijn te automatiseren zonder de onderdelen aan te raken die inzicht vereisen.
Wat moet ik als eerste automatiseren?
Plannen. Dit elimineert het grootste aantal laagwaardige uitwisselingen tegen de laagste opstartkosten, en niemand heeft ooit aanstoot genomen aan een boekingslink in plaats van vier e-mails over dinsdag.
Maakt automatisering outreach slechter?
Alleen waar inzicht het werk deed. Automatiseren van wie u contacteert loopt meestal slecht af. Het automatiseren van de mechaniek rond het contact, zoals herinneringen, plannen en registratie, maakt bijna altijd tijd vrij voor dat inzicht.
Hoeveel tijd kan automatisering realistisch besparen?
De meeste zelfstandige ondernemers winnen alleen al met plannen en dubbele data-invoer meerdere uren per week. Meet uw eigen beginsituatie voor en na, in plaats van te vertrouwen op een cijfer van een leverancier.