Zapytaj marketera afiliacyjnego, co robił w zeszłym tygodniu, a odpowiedzią będzie lista czynności. Zapytaj, na co poszły godziny, a odpowiedź jest zwykle bardziej wymijająca, bo godziny nie poszły na te czynności. Poszły na luki między nimi.
Badania dotyczące pracy umysłowej wciąż odkrywają ten sam wzorzec: duża część dnia idzie na coś, co długoletnie badanie Asany nazywa „pracą o pracy”, czyli koordynację, powielanie i dopytywanie o status zamiast samej roboty. Małe firmy nie są tu wyjątkiem. Jeśli już, ten stosunek jest gorszy, bo nie ma komu przekazać koordynacji.
Gdzie naprawdę idzie czas
Wystarczy uczciwie prześledzić tydzień, a bloki zwykle wyglądają tak.
Ustalanie terminu. Czteroetapowa wymiana wiadomości o to, która godzina pasuje, pomnożona przez każdą osobę, z którą się kontaktujesz. To czysty koszt dodatkowy. Nic nie wytwarza, a często traci spotkanie, bo entuzjazm słabnie w trakcie tej wymiany.
Wpisywanie tych samych informacji od nowa. Dane leada wpisane do narzędzia mailowego, potem do CRM-u, potem do arkusza. Każda kopia to okazja do błędu i gwarancja, że przynajmniej jedna kopia jest już nieaktualna.
Pisanie tej samej pierwszej wiadomości od nowa. Nie personalizacja. Pisanie od zera, bo poprzednia wersja leży gdzieś w folderze wysłanych.
Pamiętanie. Trzymanie w głowie, że obiecano coś wysłać trzem osobom i że jedna z nich czeka już tydzień.
Raportowanie samemu sobie. Składanie obrazu tego, co się wydarzyło, z czterech narzędzi, z których żadne się ze sobą nie zgadza.
Warto zauważyć, że nic z tego nie jest samą pracą. To tarcie wokół pracy i niemal wszystko da się zautomatyzować.
Co automatyzować i w jakiej kolejności
Najpierw ustalanie terminu. Link do rezerwacji połączony z rzeczywistą dostępnością w kalendarzu usuwa największą liczbę wymian przy najmniejszym nakładzie na wdrożenie. Poprawia też wskaźnik stawiennictwa, bo osoba sama wybrała termin.
Po drugie, przechwytywanie do pipeline'u. Lead powinien trafiać do systemu już otagowany, bez ponownego wpisywania. Jeśli którykolwiek etap procesu polega na kopiowaniu nazwiska z jednego ekranu na drugi, to jest druga rzecz do naprawienia.
Po trzecie, potwierdzenie. Natychmiastowa pierwsza odpowiedź, żeby nikt nie czekał w ciszy, zanim się do niego dotrze. Badania dotyczące czasu reakcji na leada nie zostawiają złudzeń co do kosztów zwłoki, a to najtańsze możliwe zabezpieczenie.
Po czwarte, przypomnienia i follow-up. Sekwencje, które ścigają rzeczy, które inaczej trzeba by pamiętać samemu.
Na końcu, raportowanie. Gdy pierwsze cztery elementy są na miejscu, raport w zasadzie buduje się sam, bo dane po raz pierwszy znajdują się w jednym miejscu.
Czego nie automatyzować
Oceny, z kim rozmawiać i co powiedzieć komuś, kto już odpowiedział.
To brzmi oczywiście, a jednak jest regularnie ignorowane, zwykle przez kogoś, kto właśnie kupił narzędzie i chce wykorzystać je w całości. Automatyczne scoringowanie leadów na próbie czterdziestu leadów mówi to, co już się wiedziało. Automatyczne odpowiedzi na prawdziwe odpowiedzi czyta się dokładnie tak, jak na to wyglądają.
Rozróżnienie, które się sprawdza: automatyzuj mechanikę wokół rozmowy, nigdy samą rozmowę.
Audyt, który warto przeprowadzić
Weź jeden tydzień i notuj, w jednej linijce za każdym razem, każde zadanie, które zajęło więcej niż pięć minut i nie wytworzyło niczego, co zauważyłby klient. Nie analizuj, po prostu zapisuj.
Na koniec tygodnia pogrupuj wpisy. Większość osób odkrywa, że trzy kategorie odpowiadają za większość czasu i że wszystkie trzy znajdują się na powyższej liście. Napraw je w kolejności częstotliwości, a nie według tego, jak bardzo irytują, bo irytacja i koszt korelują słabo.
Zmierz ponownie miesiąc później. Liczbą, na którą warto patrzeć, nie są zaoszczędzone godziny w oderwaniu od kontekstu, lecz to, czy te godziny poszły na pracę, która generuje przychód, czy po prostu wyparowały w kolejną koordynację.
Strukturalna wersja rozwiązania
Większość opisanego wyżej tarcia sprowadza się do jednej przyczyny: informacje żyją w kilku produktach, które ich ze sobą nie dzielą, więc to Ty jesteś warstwą integrującą.
Automatyzacja wewnątrz każdego narzędzia pomaga na marginesie. Usunięcie szwu usuwa całą kategorię problemu. To argument za konsolidacją przechwytywania, pipeline'u, follow-upu i planowania terminów w jednym systemie zamiast czterech, które się synchronizują, i dlatego właśnie tak zbudowana jest Prala. Między nimi nie ma etapu kopiowania, bo nie ma niczego do skopiowania.
Ukryty koszt przełączania się
Powyższy audyt wychwytuje zadania. Pomija najdroższą rzecz w ciągu dnia, czyli przełączanie się między nimi.
Każde przejście między narzędziami niesie koszt większy niż same sekundy, które zajmuje: odnalezienie miejsca, w którym się było, ponowne wczytanie kontekstu, przypomnienie sobie, co się właśnie zamierzało zrobić. Badania nad pracą umysłową od lat wskazują na to samo, a praktyczna konsekwencja dla biznesu afiliacyjnego jest konkretna. Proces rozłożony na sześć produktów nie kosztuje sześciu logowań. Kosztuje uwagę traconą za każdym razem, gdy przechodzi się między nimi, pomnożoną przez to, ile razy dziennie to się zdarza.
Dlatego konsolidacja narzędzi często daje większą poprawę, niż wskazywałaby arytmetyka zaoszczędzonych godzin. Usuwa się nie tylko kopiowanie, ale i przejścia wokół niego.
Grupowanie zadań i to, czego nie grupować
Grupowanie podobnych zadań to standardowa rada, słuszna w większości przypadków i błędna w jednym.
Grupuj: tworzenie treści, sprawy administracyjne, fakturowanie, planowanie – wszystko, gdzie koszt polega na wejściu w odpowiedni tryb myślenia, a sama praca jest poza tym jednorodna.
Nie grupuj: pierwszych odpowiedzi na nowe leady. Dowody na temat czasu reakcji są jednoznaczne, a lead, który pojawia się w poniedziałek i dostaje odpowiedź w czwartkowej „paczce”, zwykle podjął decyzję już w środę. To właśnie zadanie, którego początek trzeba zautomatyzować, tak by potwierdzenie docierało natychmiast, a przemyślana odpowiedź mogła przyjść, gdy się do niej dotrze.
Reguła, która wytrzymuje zderzenie z rzeczywistością: grupuj wszystko, gdzie zwłoka nic nie kosztuje, automatyzuj początek wszystkiego, gdzie zwłoka kosztuje dużo.
Szablony to nie automatyzacja
Zapisany szablon to dobra rzecz, ale to nie to samo, co zautomatyzowanie zadania. Szablony wciąż wymagają, żeby pamiętać, otworzyć właściwy, uzupełnić luki i wysłać. To cztery decyzje, które automatyzacja by usunęła.
Przydatne rozróżnienie: szablon przyspiesza pracę. Automatyzacja usuwa pracę z listy. Większość ludzi buduje bibliotekę szablonów i uznaje, że tym samym zautomatyzowała follow-up, po czym dziwi się, dlaczego liczba nietkniętych leadów wciąż rośnie.
Szablony są odpowiednim narzędziem tam, gdzie potrzebna jest ocena, kiedy coś wysłać. Automatyzacja jest odpowiednim narzędziem do wszystkiego innego.
Jak to wygląda miesiąc później
Realistyczny efekt, a nie liczba z materiałów marketingowych dostawcy.
Wymiany wiadomości w sprawie terminów spadają z kilku tygodniowo do zera. Ponowne wpisywanie danych leada spada do zera, bo przechwytywanie zapisuje je prosto do pipeline'u. Pierwsze odpowiedzi wychodzą natychmiast zamiast w paczce, co zwykle najpierw widać we wzroście wskaźnika odpowiedzi, zanim pojawi się gdziekolwiek indziej. Cotygodniowe „co się właściwie dzieje” składane wcześniej z pół godziny pracy w czterech narzędziach staje się jednym spojrzeniem.
To zwykle od czterech do ośmiu godzin tygodniowo dla osoby pracującej samodzielnie. Sama liczba liczy się mniej niż drugie pytanie: czy te godziny poszły na rozmowy, czy po cichu na kolejną koordynację. Warto zdecydować o tym z wyprzedzeniem, bo domyślną odpowiedzią jest ta druga.
Common questions
Co zajmuje najwięcej czasu w marketingu afiliacyjnym?
Nie sprzedaż. W większości audytów największe blokady to planowanie spotkań, ponowne wpisywanie tych samych informacji w różnych narzędziach oraz pisanie od nowa niemal identycznych pierwszych wiadomości. Wszystkie trzy można zautomatyzować bez ingerencji w elementy wymagające oceny sytuacji.
Co warto zautomatyzować najpierw?
Planowanie spotkań. Eliminuje najwięcej wymian o niskiej wartości przy najniższym koszcie wdrożenia, a jeszcze nikt nie obraził się za link do rezerwacji terminu zamiast czterech e-maili o wtorku.
Czy automatyzacja pogarsza jakość kontaktów?
Tylko tam, gdzie liczyła się ocena sytuacji. Automatyzowanie decyzji, z kim się kontaktować, zwykle się nie sprawdza. Automatyzowanie mechaniki wokół kontaktu, czyli przypomnień, planowania i logowania, prawie zawsze uwalnia czas na tę ocenę.
Ile czasu realnie może zaoszczędzić automatyzacja?
Większość osób prowadzących biznes samodzielnie odzyskuje kilka godzin tygodniowo już samą automatyzacją planowania i eliminacją powtórnego wpisywania danych. Warto zmierzyć własny punkt wyjścia przed i po, a nie ufać ogólnym liczbom od dostawców.